Responsable administratif et financier/ Kaufmännische Leitung Finanzen & Verwaltung - AC825

Luxembourg | Temps plein - 40 heures par semaine/ Luxemburg | Vollzeit – 40 Stunden pro Woche

Vous souhaitez donner du sens à votre expertise financière et occuper un poste où votre contribution se voit au quotidien ? Greenfield accompagne un établissement scolaire au Luxembourg dans le recrutement de son prochain Responsable Administratif et Financier. Sie wollen Ihr Know-how im Finanzbereich dort einbringen, wo es wirklich etwas bewegt, und wo Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit täglich sehen? Für eine Schule in Luxemburg suchen wir als Greenfield eine kaufmännische Leitung für Finanzen und Verwaltung.

Au sein d’un environnement multiculturel, vous rejoindrez une équipe à taille humaine et travaillerez directement avec la direction. Au-delà des chiffres, vous jouerez un rôle concret dans le fonctionnement de l’école : fiabiliser la gestion, améliorer les processus et coordonner les services qui permettent aux équipes pédagogiques de se consacrer à leur mission. Un poste transversal, qui vous permettra de conjuguer expertise financière, proximité avec les équipes et participation à un projet éducatif. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld, in einem überschaubaren Team und in direktem Austausch mit der Schulleitung. Dabei geht es um weit mehr als Zahlen: Sie sorgen für eine solide Verwaltung, machen Abläufe effizienter und koordinieren die Bereiche, die dafür sorgen, dass sich die Lehrkräfte ganz auf den Unterricht konzentrieren können. Eine abwechslungsreiche Aufgabe, in der Sie Finanzexpertise, Nähe zu den Teams und einen echten Beitrag zu einem Bildungsprojekt verbinden.

Vos missions/ Ihre Aufgaben

Rattaché à la direction générale, vous pilotez les activités administratives et financières et coordonnez les services support, en collaboration avec une équipe à taille humaine. Sie berichten direkt an die Generaldirektorin, verantworten den kaufmännischen und administrativen Bereich und koordinieren mit einem kleinen Team die internen Servicefunktionen.

1. Comptabilité et pilotage financier/ Rechnungswesen und Finanzsteuerung

• Superviser la comptabilité, contrôler les écritures et les imputations analytiques, et assurer l’établissement des comptes annuels avec l’appui de la comptable. Verantwortung für die Buchhaltung, Kontrolle der Buchungen und der Kostenstellenzuordnung sowie Erstellung des Jahresabschlusses gemeinsam mit der Buchhalterin.
• Élaborer le budget, piloter la trésorerie, analyser les écarts et produire les reportings nécessaires aux décisions de la direction. Budgetplanung, Liquiditätssteuerung, Abweichungsanalysen und Reporting als Entscheidungsgrundlage für die Generaldirektorin.
• Assurer le suivi des subventions, les retraitements et justificatifs requis par les organismes de tutelle, ainsi que la relation avec le réviseur d’entreprises. Betreuung der Zuschüsse einschließlich der von den Behörden geforderten Überleitungen und Verwendungsnachweise; Ansprechpartner/in für den Wirtschaftsprüfer.
• Contrôler les paiements, superviser les encaissements et le recouvrement, et assurer le contrôle financier de la paie en coordination avec la comptable et les RH. Freigabe von Zahlungen, Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen sowie Kontrolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Abstimmung mit Buchhaltung und Personalabteilung.

2. Administration scolaire et coordination des équipes/ Schulverwaltung und Teamkoordination

• Coordonner avec le secrétariat la gestion administrative des élèves, de l’admission au départ, et veiller à la fiabilité des dossiers et des données. Koordination der Schülerverwaltung gemeinsam mit dem Sekretariat, von der Aufnahme bis zum Schulaustritt, mit Blick auf vollständige und korrekte Unterlagen und Daten.
• Superviser les informations nécessaires à la facturation de la scolarité et des activités périscolaires, et intervenir sur les situations financières particulières des familles. Sicherstellung korrekter Abrechnungsdaten für Schulgeld und außerschulische Angebote; Klärung finanzieller Sonderfälle mit den Familien.
• Organiser les priorités des collaborateurs relevant de votre périmètre et favoriser la coopération avec les équipes pédagogiques et les RH. Steuerung der Mitarbeitenden im eigenen Bereich und Förderung der Zusammenarbeit mit dem pädagogischen Team und der Personalabteilung.

1. Formaliser les procédures et accompagner l’amélioration des outils, la dématérialisation et les usages pertinents du numérique et de l’intelligence artificielle. Dokumentation von Prozessen, Weiterentwicklung der eingesetzten Tools, Digitalisierung von Abläufen und sinnvoller Einsatz digitaler Lösungen und künstlicher Intelligenz

3. Services généraux, prestataires et projets/ Facility Management, Dienstleister und Projekte

• Coordonner la maintenance et l’entretien des bâtiments, encadrer les interventions du personnel technique et suivre les actions de sécurité et de conformité. Koordination von Wartung und Instandhaltung der Gebäude, Einsatzplanung des technischen Personals sowie Nachverfolgung von Sicherheits- und Prüfauflagen.
• Coordonner les prestataires intervenant au sein de l’établissement, notamment pour la gestion de la cantine et le nettoyage, demander et comparer les devis, et assurer le suivi des contrats ainsi que la qualité des services fournis. Koordination der im Haus tätigen Dienstleister, insbesondere für Kantine und Reinigung, Einholen und Vergleichen von Angeboten sowie Vertragsmanagement und Qualitätskontrolle.
• Assurer le suivi administratif, budgétaire et opérationnel des travaux, en lien avec la direction, les entreprises et les spécialistes externes. Kaufmännische, budgetäre und organisatorische Begleitung von Baumaßnahmen in Abstimmung mit der Generaldirektorin, den Firmen und externen Fachplanern.
• Coordonner les besoins avec les interlocuteurs informatiques et évaluer les solutions proposées au regard de leur utilité, de leur coût et des besoins de l’établissement. Abstimmung des IT-Bedarfs mit den zuständigen Ansprechpartnern und Bewertung vorgeschlagener Lösungen nach Nutzen, Kosten und Anforderungen der Schule.

Votre profil/ Ihr Profil

• Vous disposez d’une formation supérieure en comptabilité, finance ou gestion, ou d’une expérience professionnelle équivalente. Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Rechnungswesen, Finanzbereich oder in der Betriebswirtschaft, oder eine vergleichbare Berufserfahrung.
• Vous justifiez d’une expérience confirmée en comptabilité et en gestion financière, incluant les clôtures et l’établissement des comptes annuels. Vous maîtrisez également la gestion budgétaire, la trésorerie et la comptabilité analytique. Mehrjährige Erfahrung in Buchhaltung und Finanzen, inklusive Monats- und Jahresabschlüssen; sicherer Umgang mit Budgetierung, Liquiditätsplanung und Kostenrechnung.
• Vous savez contrôler la fiabilité des opérations, analyser la cohérence des chiffres et identifier les anomalies avec rigueur et discernement. Ausgeprägtes Zahlenverständnis: Sie prüfen Vorgänge sorgfältig, erkennen Unstimmigkeiten schnell und bewerten sie mit gesundem Urteilsvermögen.
• Polyvalent, vous appréciez le fonctionnement d’une petite équipe et savez coordonner des collaborateurs, des prestataires et plusieurs sujets en parallèle. Sie sind gern Generalist/in, fühlen sich in einem kleinen Team wohl und behalten auch bei mehreren Themen, Mitarbeitenden und Dienstleistern gleichzeitig den Überblick.
• Vous maîtrisez l’allemand et/ou le luxembourgeois, ainsi que le français, à l’oral comme à l’écrit, et disposez d’un niveau B2 en anglais. Sie beherrschen Deutsch und/oder Luxemburgisch sowie Französisch in Wort und Schrift und verfügen über Englischkenntnisse auf B2-Niveau.
• Vous êtes à l’aise avec Excel et les logiciels de gestion, vous vous intéressez à l’amélioration des processus et disposez de connaissances de base en numérique et en intelligence artificielle. Sicherer Umgang mit Excel und kaufmännischer Software, Interesse an Prozessoptimierung sowie Grundkenntnisse in Digitalisierung und KI.
• Organisé, autonome et curieux, vous conjuguez sens des priorités, esprit d’équipe, discrétion et orientation service. Strukturierte, selbstständige und neugierige Arbeitsweise, Teamgeist, Diskretion und ausgeprägte Serviceorientierung.
• Vous faites preuve d’une sensibilité multiculturelle et souhaitez vous investir durablement dans un projet éducatif. Une expérience en milieu scolaire, associatif ou dans une structure bénéficiant de subventions constitue un atout, sans être indispensable. Sie bringen interkulturelle Offenheit mit und möchten sich langfristig für ein Bildungsprojekt einsetzen. Erfahrung im Schulumfeld, in einem Verein oder in einer öffentlich geförderten Einrichtung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Conditions proposées/ Was Sie erwartet

• Un poste transversal au service d’un projet éducatif, en collaboration directe avec la direction. Eine vielseitige Position mit Sinn, in direkter Zusammenarbeit mit der Generaldirektorin.
• Temps plein de 40 heures par semaine, présence sur site et horaires matinaux adaptés au fonctionnement de l’établissement. Vollzeit mit 40 Wochenstunden vor Ort; früher Arbeitsbeginn, abgestimmt auf den Schulbetrieb.
• Rémunération selon l’expérience et les compétences ; parking sur place. Vergütung je nach Erfahrung und Qualifikation; Parkplatz vor Ort.
• Prise de fonction souhaitée en janvier, à convenir selon votre disponibilité. Eintritt idealerweise im Januar oder nach Vereinbarung.

Greenfield est un cabinet indépendant de conseil en recrutement agréé au Luxembourg, couvrant en tant qu'unique partenaire de confiance l'ensemble des besoins en recrutement : intérim et conseil, solutions en recrutement et chasse de cadres dirigeants. Greenfield ist ein unabhängiges, voll lizenziertes Personalberatungsunternehmen mit Sitz in Luxemburg und deckt als einziger, vertrauensvoller Partner das gesamte Spektrum der Personalsuche ab: Interim und Consulting, Festanstellung und Executive Search.

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Greenfield Luxembourg promeut l'égalité des chances et accueille les candidatures de tous horizons. En raison de la nature de nos mandats, nous ne sommes toutefois pas en mesure d'accompagner les candidats intervenant en dehors de nos marchés de référence, ne disposant pas d'un droit de travailler au Luxembourg ou n'étant pas ressortissants de l'Espace économique européen, de l'Union européenne ou de l'espace Schengen. Nous ne sommes pas en mesure de délivrer de permis de travail ni de proposer de parrainage de visa. Greenfield Luxembourg fördert die Chancengleichheit und begrüßt Bewerbungen aus allen Bereichen der Gesellschaft. Aufgrund der Ausrichtung unserer Mandate können wir jedoch Bewerberinnen und Bewerber nicht berücksichtigen, die außerhalb unserer Kernmärkte tätig sind, keine gültige Arbeitsberechtigung für Luxemburg besitzen oder nicht EWR-, EU- oder Schengen-Bürger sind. Arbeitsbewilligungen können wir nicht ausstellen und kein Visum-Sponsoring übernehmen